DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Es la información
generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos,
ópticos o similares.
Documento Electrónico de Archivo
Documento Electrónico de Archivo
Es el registro de
información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
CLASES
Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos
electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios
electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos
electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes
tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en
medios electrónicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. Respecto a estos formatos se presentan a continuación una serie de recomendaciones para su buen manejo.
CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO
De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de
apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de prueba, los documentos
electrónicos deben poseer ciertas características:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo
que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo
creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
Integridad. Hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté
protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los
procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o
adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué
circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se
realiza debe dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se
quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da
testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo
deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación
o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento
directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar,
interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo.
El contexto de los documentos debe ser 8 PÁG. suficientemente claro y contener
la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon
y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de
las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los
vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.
Estructura lógica. El concepto de estructura “está
relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la
utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.” En el caso de
los documentos electrónicos, se distingue entre una estructura física y una
estructura lógica, la estructura física de un documento electrónico es variable
y depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el
programa en el que se creó; su estructura lógica (es decir, la relación entre
las partes que lo componen) lo hace inteligible.
Contenido, es la materia del documento electrónico, es
decir el conjunto de datos e información del documento. Dependiendo del formato
en el que se cree será la forma definitiva del documento.
Firma del documento electrónico, el artículo 7 de la Ley
527 de 1999 establece que “cuando cualquier norma exija la presencia de una
firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación
con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si a) Se
ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de
datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el
método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje
fue generado o comunicado”.
